Smartinnsikt: fra økonomiske data til noe som kan følges opp

En problemstilling med flere deler

Smartinnsikt presenterer en løsning for kommuner som vil få bedre oversikt over fakturaer, avtaler og leverandørinformasjon. På nettsiden beskrives utfordringen med informasjon som er spredt i flere systemer og formater, og med å se hvilke forhold som bør følges opp.

Dette er en interessant produktoppgave fordi et samlet datagrunnlag bare er begynnelsen. Informasjonen må også kunne brukes av dem som har ansvar for økonomi og innkjøp. Denne teksten handler om hvordan jeg mener en slik oppgave bør angripes. Den er ikke en rapport om målte besparelser eller interne utviklingsbeslutninger.

Kilde: Smartinnsikt: offentlig produktpresentasjon

Begynn med beslutningen brukeren skal ta

Når man bygger et analyseprodukt, er det lett å begynne med hvilke grafer som kan vises. Jeg ville først spurt hva brukeren skal gjøre etter å ha sett informasjonen. Undersøke en faktura? Kontrollere en avtale? Be en kollega om en forklaring?

Svaret påvirker hele oppsettet. Hvis oppgaven er å undersøke en faktura, trenger brukeren relevant grunnlag og en tydelig vei tilbake til dokumentasjonen. Et interessant tall uten mulighet til å etterprøve det kan skape mer arbeid enn det sparer.

Skill et signal fra en konklusjon

Et tenkt eksempel: En fakturalinje har en annen pris enn forventet. Det kan skyldes en feil, men også endret volum, en annen enhet eller et gyldig tillegg. Systemet bør hjelpe brukeren å undersøke forskjellen før den behandles som et bekreftet avvik.

Det betyr at produktet må vise hva sammenligningen bygger på og hva som mangler. «Bør undersøkes» og «bekreftet feil» er ulike tilstander. De bør heller ikke blandes sammen i en oversikt over mulig økonomisk effekt. Dette er et generelt designprinsipp, ikke en påstand om en bestemt funksjon i Smartinnsikt.

Gjør oppfølging til en del av arbeidsflyten

En analyse som bare oppdages av den som åpner riktig skjerm, er sårbar. I en slik løsning ville jeg undersøkt hvem som skal vurdere et funn, hvordan saken får en ansvarlig og hvordan resultatet av oppfølgingen registreres.

Her kan en enkel struktur være verdifull: hva som er observert, hvilket grunnlag som finnes, hvem som følger opp og hva utfallet ble. Da kan man også lære hvilke signaler som er nyttige, og hvilke som skaper unødvendige undersøkelser.

Mål forbedringen i selve arbeidet

Antall innleste dokumenter sier noe om aktivitet. Det sier mindre om hvorvidt en person fikk en bedre arbeidsdag eller et bedre beslutningsgrunnlag. Jeg ville derfor også sett på tiden det tar å undersøke en sak, andelen funn som kan forklares og om oppfølgingen faktisk blir fullført.

Det er denne forbindelsen mellom informasjon og arbeid som gjør området interessant for meg. Et godt produkt må hjelpe noen videre fra «her er et tall» til «nå vet jeg hva jeg skal undersøke».